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Planillas y pagos

El proceso de planilla de principio a fin, la validación de décimos, más adelantos, constancias y reportes. Información confidencial: cada persona debe entrar con su propia cuenta.

Quién entra aquí: Administrador, RR. HH., Gerencia financiera y Auditoría, cada uno según su función. La información salarial es confidencial: nunca con cuentas compartidas, y sin exportar datos sin una finalidad autorizada.

El flujo de una planilla, paso por paso

Menú → Planillas /planillas

  1. Verifica la configuración inicial, los empleados incluidos y las vigencias salariales.
  2. Espera o genera el borrador que corresponde al calendario.
  3. Revisa el período para no duplicar una planilla que ya existe.
  4. Valida los empleados incluidos. Altas y bajas del mes se ven aquí.
  5. Revisa ingresos, deducciones y aportes.
  6. Recalcula cuando haya cambios autorizados.
  7. Documenta los ajustes variables y las exclusiones.
  8. Envía a autorización.
  9. Finanzas o Administración revisa totales y autoriza — la lista de control está en la guía de Finanzas.
  10. Realiza el pago fuera de NexoRH según el procedimiento de la empresa y después confirma en el sistema la fecha efectiva.
  11. Genera el archivo bancario, si aplica.
  12. Publica los comprobantes.
Pestaña Por procesar del módulo de Planillas, con las cuatro áreas arriba y los contadores de borradores, pendientes de autorización y pendientes de pago en cero.
La pestaña Por procesar. Cuando no queda nada pendiente se ve así: es la señal de que el período está al día.

La generación manual es para casos excepcionales. Antes de usarla, comprueba que no exista ya una planilla automática para ese mismo período. Dos planillas del mismo período es el error más caro que se puede cometer aquí.

Qué hay en cada área del módulo
ÁreaPara qué sirve
Por procesarLos períodos abiertos, esperando revisión o autorización.
Décimos · AprobacionesFuente mensual, tres validaciones, aprobación por lote, excepciones y conciliación.
Historial y comprobantesPlanillas cerradas y las boletas que se publicaron.
ReportesSalidas del módulo para revisión y cumplimiento.
Configuración de arranqueLos parámetros con los que empieza a calcular.
Calendario y alcanceCuándo se genera cada planilla y a quién incluye.
ResponsablesQuién prepara y quién autoriza.
IngresosLo que suma: salario, bonos, horas extra.
DeduccionesLo que resta: IHSS, RAP, ISR, adelantos, deducciones variables.
Generación manualSolo para casos excepcionales.
Auditoría del procesoQuién hizo qué en cada planilla.
Validar décimo tercero y décimo cuarto

Menú → Planillas → Por procesar → Décimos · Aprobaciones /planillas

Esta función es de validación. Conserva fuentes, motivos y tres firmas, pero no crea una planilla, no ejecuta pagos, no publica comprobantes y no envía avisos.

1. Registrar la fuente mensual

  1. Selecciona el empleado, el beneficio —D13 · Aguinaldo o D14 · Catorceavo— y el año.
  2. Registra el ingreso ordinario y su referencia para cada uno de los doce meses.
  3. Indica si hubo pagos anteriores de ese mismo beneficio y ciclo.
  4. Escribe la referencia de pagos anteriores y el motivo del registro o corrección.
  5. Revisa los datos y pulsa Guardar nueva versión para validación.

Cada corrección crea una versión nueva. Una versión anterior nunca se sobrescribe ni pierde su auditoría.

2. Completar meses cuando el salario fue el mismo

  1. Completa correctamente el ingreso y la referencia de un mes.
  2. Si el ingreso y la referencia fueron iguales en los meses faltantes, pulsa Completar meses vacíos con….
  3. Revisa los doce meses y después guarda la versión.

El botón solo llena meses totalmente vacíos. No modifica meses completos o parciales y no guarda automáticamente. Si hubo un cambio salarial o una referencia distinta, registra esos meses manualmente.

3. Hacer la revisión independiente

  1. Una persona de Recursos Humanos distinta de quien registró la fuente abre el mismo empleado y ciclo.
  2. Comprueba los doce ingresos, las referencias y la declaración de pagos anteriores.
  3. Escribe el motivo y pulsa Revisar fuente como RR. HH.

Quien creó la versión no puede revisarla. En la etapa de Recursos Humanos, la persona que revisó la fuente es quien debe firmar esa validación.

4. Autorizar los registros listos por lote

  1. En Aprobación por lote, selecciona el beneficio, el año y la etapa que firmarás.
  2. Revisa los registros marcados como Listos.
  3. Pulsa Seleccionar todos los listos, escribe el motivo y confirma la aprobación.
  4. Repite el proceso en el orden obligatorio: Recursos Humanos → Gerencia Financiera → Administración.

Cada empleado conserva su propia firma y auditoría. Si algún dato cambia antes de confirmar, el lote completo se cancela y no deja aprobaciones parciales.

5. Resolver las excepciones

Los empleados sin fuente, sin revisión independiente, en otra etapa o con datos pendientes no entran al lote. Búscalos en Revisión individual y excepciones, corrige el caso y continúa su flujo individual. Una excepción nunca debe forzarse dentro del lote.

6. Conciliar un pago anterior

  1. Si el décimo ya fue pagado fuera de NexoRH, selecciona Requiere conciliación al registrar la fuente y describe el comprobante disponible.
  2. Después de las tres validaciones, Gerencia Financiera registra si el pago fue completo o parcial, junto con importe, fecha, referencia y motivo.
  3. Administración revisa la constancia y la confirma o la rechaza.

Validación completada no significa pago ejecutado. La conciliación documenta un pago realizado fuera del sistema y ayuda a evitar duplicarlo; NexoRH no envía dinero.

Reabrir, anular o ajustar una planilla

Estas acciones se usan únicamente con autorización y con una explicación escrita. El sistema conserva quién cambió el estado y los valores relacionados.

Una planilla pagada no se sobrescribe para ocultar una corrección. Para eso existe el procedimiento de ajuste o de anulación, que deja el rastro. Reescribir una planilla ya pagada destruye la evidencia de lo que realmente se pagó, y eso es justo lo que va a pedir cualquier revisión posterior.

Comprobantes del empleado

El empleado los ve en /mis-comprobantes

Pestaña de Configuración del módulo de Planillas, en Verificar arranque, avisando de empleados sin ingreso base y sin configuración asignada.
Verificar arranque es la pestaña que conviene abrir primero: enumera lo que falta antes de que la primera planilla pueda generarse.

Cada empleado ve solo sus propios comprobantes, y solo los que ya fueron publicados.

Si a alguien le falta uno

  1. Verifica que la planilla de ese período esté autorizada o pagada. Un borrador no publica comprobantes.
  2. Verifica que el empleado haya quedado incluido en esa planilla.
  3. Confirma que los comprobantes del período se publicaron.
Administrar adelantos de salario

Menú → Adelantos /adelantos

Módulo de Adelantos de salario mostrando cero pendientes de descontar y el mensaje de que no hay adelantos registrados.
Si la empresa activó el beneficio pero nadie ha pedido nada, el módulo se ve así.

Estados principales: Aprobado u otorgado · Descontado · Anulado.

  • Antes de la primera deducción se pueden establecer entre 1 y 12 cuotas, si la política lo permite.
  • La anulación requiere un motivo de al menos cinco caracteres.

Esto no es un flujo de aprobación manual. El otorgamiento lo deciden las reglas configuradas en la política de adelantos. Si los resultados no coinciden con lo que esperabas, lo que hay que revisar es la política —porcentaje máximo, cuotas predeterminadas, límites por período—, no el caso individual.

Emitir constancias de trabajo

Menú → Constancias /constancias

Historial de constancias de trabajo con tres registros; cada uno muestra número, finalidad, empleado, modalidad con o sin salario, fechas, responsable y estado.
El historial deja ver la modalidad de cada constancia —con salario, sin salario— junto a su estado. Es donde se comprueba qué pidió realmente la persona.
  1. Abre la solicitud pendiente.
  2. Verifica datos del empleado, cargo, salario y finalidad.
  3. Comprueba qué modalidad pidió: sin salario, con salario, o con salario y deducciones.
  4. Aprueba y emite, o rechaza con motivo.
  5. Descarga o imprime si la empresa lo necesita.

El documento toma la información general de la empresa, el responsable y su cargo, la nota de cierre, la firma centrada, el sello opcional y un código de verificación. Todo eso se configura en Mi empresa → Constancias.

Antes de emitir la primera constancia real, genera una de prueba y revisa nombre, cargo, firma, sello, logotipo, dirección y teléfono. Es más barato descubrir un teléfono viejo en una prueba que en el documento que ya se llevó el empleado al banco.

Por qué una constancia sale sin deducciones

Hay exactamente tres razones:

  1. El empleado pidió la modalidad sin deducciones.
  2. La solicitud es sin salario.
  3. No existe una última planilla pagada elegible con el detalle requerido.

Cómo emitirla con deducciones

  1. Confirma que el empleado eligió Con salario y deducciones. Si no, tiene que cancelar la pendiente y pedirla de nuevo con esa modalidad.
  2. Verifica que exista una planilla pagada válida.
  3. Revisa que el empleado esté incluido en ella.
  4. Vuelve a la solicitud y emite la modalidad correcta.

No escribas las deducciones a mano en la nota de cierre. El detalle tiene que venir de una planilla real para que el documento sea consistente con lo que la empresa efectivamente pagó. Una constancia con cifras escritas a mano es una cifra sin respaldo.

Reportes

Menú → Reportes /reportes

Reporte de movimientos laborales filtrado por período, con cinco registros que muestran empleado, código, tipo de solicitud, período, días y estado.
El reporte de movimientos laborales. Antes de exportar, revisa el estado incluido: un borrador no es una cifra oficial.

Según tu rol pueden estar disponibles: movimientos laborales, historial salarial, préstamos o adelantos, IHSS, RAP, ISR, costos por departamento y certificado anual de ingresos.

  1. Selecciona el reporte.
  2. Define fechas y filtros.
  3. Revisa qué estado de planillas está incluyendo.
  4. Genera la vista.
  5. Exporta a CSV o PDF solo si de verdad lo necesitas.
  6. Guarda el archivo en una ubicación empresarial segura.

Un borrador no es una cifra oficial. Los reportes financieros deben basarse en planillas autorizadas o pagadas. Si sacas un reporte de IHSS con un borrador dentro, el número que reportes no va a coincidir con lo que se pagó.

¿Un número no cuadra? Escríbenos