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Cuando algo no funciona

Diez situaciones que aparecen una y otra vez, con la revisión concreta de cada una, más el glosario de estados y alertas. Casi todas se resuelven en un par de minutos.

El empleado existe, pero no puede entrar

Casi siempre: el expediente se guardó, pero nadie creó el acceso. Son dos pasos distintos.

  1. Busca el expediente. No crees otro.
  2. Confirma el correo y que el estado esté activo.
  3. Usa Crear o reenviar acceso.
  4. Pídele que revise su correo no deseado.
  5. Si el correo estaba mal escrito, corrígelo y reenvía desde el mismo expediente.

Crear un segundo empleado para resolverlo deja dos expedientes de la misma persona, y separarlos después es trabajo manual en vacaciones, planillas y reportes.

Guía completa de accesos

No llegó el correo de una solicitud

Lo primero: que el correo falle no significa que la solicitud haya fallado. Son dos canales distintos.

  1. Abre la solicitud original y confirma que existe.
  2. Revisa su estado y su historial.
  3. Revisa las notificaciones internas del aprobador —el icono de campana—.
  4. Verifica qué jefe tiene asignado ese empleado en su expediente.
  5. Revisa la regla del tipo de solicitud: ¿a quién debía avisar?
  6. Revisa los correos destinatarios y el correo de respaldo de RR. HH.
  7. Revisa bandeja no deseada, promociones y filtros.
  8. Confirma que el correo del usuario sigue activo.

No crees una segunda solicitud. Si la primera existe y el estado es correcto, el proceso se continúa desde ese registro. Duplicarla puede terminar en un permiso contado dos veces.

La solicitud solo muestra el motivo

Abre el detalle completo y busca el bloque de horario: Hora de salida y Hora estimada de regreso son campos propios, separados del texto del motivo.

Si una solicitud antigua no los tiene porque se creó antes de que existieran, esa información no se puede deducir del texto. Consúltale al empleado y aplica el procedimiento interno. Inventar una hora en un registro laboral es peor que dejarla vacía.

Para que no vuelva a pasar: recuérdales que la hora va en su campo. Está explicado en pedir un permiso.

La constancia no incluye deducciones

Hay tres razones posibles, y ninguna es una falla:

  1. El empleado pidió la modalidad sin deducciones.
  2. La solicitud es sin salario.
  3. No existe una última planilla pagada elegible con el detalle requerido.

Para emitirla con deducciones

  1. Confirma que se pidió Con salario y deducciones.
  2. Verifica que exista una planilla pagada válida.
  3. Revisa que el empleado esté incluido en ella.
  4. Vuelve a la solicitud y emite la modalidad correcta.

Si no existe la planilla, el sistema no debe inventar valores, y tú tampoco escribiéndolos en la nota de cierre.

La firma sale visualmente fuera del centro

La causa casi siempre es el archivo, no el sistema. NexoRH centra el área de la imagen. Si el PNG tiene un lienzo transparente grande alrededor del trazo, el trazo queda descentrado aunque la imagen esté perfectamente centrada.

  1. Recorta el PNG para que el trazo ocupe el centro real del archivo.
  2. Elimina los márgenes transparentes amplios.
  3. Vuelve a cargarlo desde Mi empresa → Constancias.
  4. Genera una constancia de prueba y revísala.

El sello sí puede quedar parcialmente sobre la firma si esa es la presentación oficial de la empresa. Lo que importa es que nombre, cargo, código y textos sigan legibles.

Alerta roja en el plan de vacaciones

Significa que, para la fecha programada, los días planificados sin solicitud vinculada superan la capacidad proyectada del empleado. Bloquea el envío o la aprobación hasta corregir la causa.

Un caso real, con números

DatoValor
AntigüedadMás de cuatro años
Fecha de aniversario14 de diciembre
Inicio de la automatización de saldos18 de agosto de 2026
Saldo actual registrado0 días
Período planificadoDel 1 al 18 de noviembre de 2026
Duración13 días laborables
Próximo crédito20 días, el 14 de diciembre de 2026

Para el 1 de noviembre, el próximo crédito todavía no existe: se acredita hasta el 14 de diciembre. La capacidad proyectada al iniciar el período es 0, pero el plan intenta usar 13. De ahí la alerta roja.

La causa probable no es que la persona haya perdido su derecho. Es que falta cargar el saldo histórico anterior al inicio de la automatización. El sistema no inventa créditos previos a su puesta en marcha, y hace bien en no hacerlo.

Qué debe hacer RR. HH.

  1. Revisar el expediente laboral y la fecha de ingreso.
  2. Reunir el control de vacaciones anterior.
  3. Sumar los derechos realmente ganados.
  4. Restar las vacaciones realmente disfrutadas y otros movimientos válidos.
  5. Determinar el saldo histórico exacto al inicio del sistema.
  6. Si el resultado comprobado cubre el período, registrarlo como ajuste extraordinario con justificación clara.
  7. Si no lo cubre, mover o reducir las fechas del plan.
  8. Volver a validar el plan.

Cómo explicárselo al empleado

"El sistema ve cero días disponibles antes de la fecha programada. Los 20 días nuevos se acreditan después, en el aniversario de diciembre, y por eso no pueden cubrir unas vacaciones que empiezan en noviembre. RR. HH. va a verificar si falta cargar un saldo histórico. Si existe y está respaldado, se registra; si no existe, ajustamos las fechas o la cantidad de días."

La alerta no borra la programación. Una fila desaparece o queda inactiva solo si una persona autorizada la retira, la cancela o sustituye el plan.

Alerta amarilla en vacaciones

Es preventiva y normalmente no bloquea. Aparece, por ejemplo, cuando la fecha está más de tres meses después del aniversario de referencia, o cuando faltan menos de diez días para el inicio.

Revisa el motivo, decide, y documenta la decisión. Para eso está: para que quede visible que alguien la miró.

No se puede marcar asistencia

Si eres el empleado

  1. Confirma que tienes conexión a internet.
  2. Activa el GPS o la ubicación precisa.
  3. Revisa los permisos de ubicación del navegador.
  4. Desactiva temporalmente los modos de ahorro de batería que bloquean la ubicación.
  5. Abre Marcación otra vez.
  6. Si el punto sigue estando mal, no falsees la ubicación: avísale a RR. HH. con fecha y hora.

No hagas marcaciones adicionales para compensar. Una marcación de más es más difícil de corregir que una que falta.

Si eres el administrador y le pasa a mucha gente

Si varias personas aparecen fuera del área estando en la oficina, el problema es la configuración, no ellas. Revisa las coordenadas y el radio en Mi empresa → Asistencia antes de rechazar marcaciones en bloque. Un radio muy pequeño produce falsos negativos por la precisión normal del GPS bajo techo.

No aparece un documento recién subido
  1. Revisa el formato: PDF, JPG o PNG.
  2. Revisa el tamaño: hasta 10 MB.
  3. Busca la confirmación de carga.
  4. Revisa el estado del documento.
  5. Si se reemplazó, consulta el historial de versiones: la nueva es la vigente y la anterior queda archivada.

No vuelvas a subirlo repetidamente hasta confirmar si el primer envío existe. Terminarías con varias versiones del mismo archivo y RR. HH. sin saber cuál revisar.

La aplicación muestra una versión anterior

Es caché del dispositivo. Los datos de la empresa están intactos.

  1. Cierra la aplicación y vuelve a abrirla.
  2. Ingresa por la dirección oficial, por HTTPS.
  3. Si persiste, borra únicamente los datos locales del sitio, o reinstala el acceso directo.

Nunca pidas borrar empleados, solicitudes ni información de la empresa para resolver un problema de caché del teléfono. Son cosas sin relación: una vive en el dispositivo, la otra en el servidor.

Glosario de estados y alertas

Lo que significa cada palabra que ves en pantalla, y qué se hace con ella.

TérminoQué significaQué hacer
Pendiente de jefeEspera la decisión de la jefatura.La jefatura revisa el detalle y decide.
Pendiente de RR. HH.Espera la decisión de RR. HH.RR. HH. revisa la etapa que corresponde.
Pendiente de solicitudLa fecha está en el plan, pero no hay solicitud vinculada.El empleado crea la solicitud cuando toque.
Días reservadosSaldo apartado por una solicitud pendiente.No usarlos para otra solicitud.
Requiere reemplazoEl documento no fue aceptado.Leer el motivo y cargar una versión corregida.
Alerta amarillaRiesgo o condición preventiva.Revisar y documentar; suele permitir continuar.
Alerta rojaRegla crítica incumplida.Corregir saldo, fechas o datos antes de aprobar.
ActivoDisponible para operar.—
InactivoSe conserva para consulta histórica, fuera de la operación.—
AnuladoRegistro dejado sin efecto, con historial.Consultar el motivo y la versión válida.
CanceladoRetirado antes de completarse.—
SustituidoExiste una versión posterior.Usar la versión vigente.
Fuera del áreaMarcación fuera del radio configurado.Revisar ubicación y explicación.
Cuenta restringidaCuenta sin acceso operativo vigente.Consultar al administrador de la empresa.
Sin permisoEl rol no autoriza esa pantalla.Pedir revisión del rol si hay una necesidad real.

Diez principios que evitan casi todos estos problemas

  1. Registrar una sola vez y corregir sobre el registro existente.
  2. Conservar el historial cancelando, anulando o desactivando; nunca borrando.
  3. Verificar saldos y datos antes de aprobar.
  4. Separar el expediente laboral de la cuenta de acceso.
  5. Mantener responsabilidades y correos actualizados.
  6. No confundir la notificación interna con el correo electrónico.
  7. No usar notas como sustituto de solicitudes o saldos.
  8. Proteger salarios, identidades y documentos con acceso mínimo.
  9. Documentar ajustes, rechazos y excepciones.
  10. Probar los cambios de configuración antes de aplicarlos a toda la empresa.

Mi caso no está aquí